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大澤清 税理士・行政書士事務所
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経理システム改善
伝票の廃止又は削減(ペーパーレス)
 
1. 会計事務所によっては、いまだに取引毎の仕訳伝票を要求しているところもあるようですが、弊事務所の関与先でそのような会社は全くありません。
というのは、伝票を作成する時間があるのであれば、直接会計ソフトに入力して、
データ送信した方がお互いのメリットがあるからです。

2. また最近の傾向として、税務署も伝票がないことを前提として考えています。
税務調査があっても、会計ソフトから出力された帳簿の個々の取引について、
その原始伝票(請求書、領収書等)が、すみやかに提示することができれば全く問題は
有りません。

3. 株式の公開準備等がある会社では、公認会計士の監査等の関係で、
どうしても伝票が必要な場合もあるのですが、その場合でも先にデータを入力して、
月末にまとめて伝票を会計ソフトから出力して、検印をする方法もあります。

会社の形態により必要とされるシステム
 
1. 卸売業(B to B)
(1) 得意先への請求書の発行(請求業務)、回収の管理(売掛金の消し込み)など、
一般に営業事務の負荷が大きくなります。

(2) システム的には、廉価であっても販売管理システムを導入し、経理ソフトにも得意先・
仕入先別に補助コードを設定し、両システムで相互にチェック(残高チェック)を行う必要が
あります。

2. 小売業(B to C)→現金商売とご理解下さい。
(1) 日々現金の動きがあるため、現金出納の管理が必要となります。
税務調査でも現金出納が注目される点であり、レジシステムなど後日の立証ができる
処理の流れが必須となります。

(2) また、在庫管理システムによる商品在庫の把握が重要となります。

3. 建設業・ソフトウェア制作・プロジェクト管理
(1) 工事別の原価管理、または案件別の原価管理の業務ソフトが必須となります。
現状ではOBCの「建設奉行」、または「勘定奉行(個別原価管理編)」が適当かと思います。

(2) 小規模な事業である場合は、会計ソフトに補助コードを設けて、これを「工事番号」、
または「案件(プロジェクト)番号」として、運用することができます。

既存企業のお悩み
 
1. 背景として
(1) 経理担当者の高齢化もあり、システム導入による合理化が進まない。

(2) 女性社員間の個人的な人間関係で、業務処理が左右される。また、甚だしい場合は、
ベテラン女性による保身意識のためか、業務の囲い込みが見られる。

(3) 経理専門の担当者がいないため、営業事務との兼務にて、結果として月次の試算表の
作成が数ヶ月も遅れる場合がある。

2. アウトソーシングの検討と導入
(1) 第1段階として
日常的な処理業務とバッチ(週単位、月単位)処理できるものを区分する。
例えば、営業事務(納品書や請求書の発行)や現金出納などは日常的な処理業務ですが、
給与計算や会計ソフトへの入力などはバッチ(週単位、月単位)処理ですので、
まとめてやれば良いというわけです。

(2) 第2段階として
日常的な処理業務は、従来どおり社内の事務担当者が処理をして、
バッチ(週単位、月単位)処理できるものは、極力、アウトソーシング又は派遣社員などの
受け入れで代替する。

(3) 弊事務所としては、下記のような業務もうけたまわっておりますので、お見積もりのうえ、
ご提案させて下さい。
1. 給与計算
2. 経理事務の代行(毎月1〜3回程度の派遣)

 
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